Mise en contexte
- Afin d'être en amélioration continue avec nos outils informatiques, donc maximiser l'utilisation du office 360;
- Afin d'améliorer l'efficacité des communications avec la réalité du télétravail et entre les différents bureaux;
- Afin d'améliorer la planification du travail à l'intérieur d'une équipe mais aussi entre les équipes (déléguer des tâches, employé.e travaillant avec plus qu'une équipe, planifier des rencontres, etc, ...);
- Afin d'aider Lucie lors de demandes diverses.
Ce qui vous est demandé:
- partager vos calendriers avec tous
- inscrire vos blocs d'indisponibilité (ex.: en réunion, à l'extérieur pour mandats, formations, conférences, etc...);
- inscrire vos journées en télétravail (pour ceux qui font: maison et bureau)
- inscrire vos journées d'absence (congé ponctuel et vacances). Notez toutefois que le calendrier "vacances" demeure puisqu'il regroupe tout le monde et c'est beaucoup plus facile d'avoir la vue d'ensemble pour certaines personnes.
Questions / réponses
- Est-ce que je suis obligé.e de tout inscrire dedans ? NON! on ne vous demande pas le détail quotidien de toutes vos tâches, appels, dossiers, on souhaite simplement connaître vos grands blocs d'indisponibilité.
- Est-ce que l'agenda papier va continuer d'exister: OUI! certains employé.es utilisent déjà le calendrier en remplacement à l'agenda MAIS CE N'EST PAS CE QUI VOUS EST DEMANDÉ, ceux aiment mieux le tangible auront le tangible.
- Quel est le niveau de détails demandé? À la base nous souhaitons connaître les blocs d'indisponibilité, c'est le minimum demandé. Toutefois, un.e chef.fe d'équipe peut demander plus de détails aux membres de son équipe s'il en juge nécessaire. À l'autre extrême, un.e employé.e peut aussi donner accès à tous les détails s'il ou elle est à l'aise.
- Si mon horaire change, est-ce grave? NON! c'est normal! on souhaite simplement connaître vos blocs d'indisponibilité, les imprévus arrivent.
- Pourquoi on noterait ça là et on doit aussi remplir FDT? Le calendrier représente la prévision pour aider à la planification et on souhaite simplement connaître vos blocs d'indisponibilité. FDT représente la réalité plus détaillée une fois réalisée et est essentiel à la facturation.
- Pourquoi je dois avoir accès à tout le monde, c'est beaucoup trop pour rien?! L'équipe grossit, nous sommes à l'ère du télétravail, du travail en équipe et on souhaite simplement connaître vos blocs d'indisponibilité. Vous n'êtes pas obligé.e d'afficher les calendriers de tout le monde. Les personnes peuvent simplement cocher et décocher au besoin selon les différents mandats et demandes.
- Est-ce qu’on devra obligatoirement vérifier le calendrier d’un.e collègue avant de pouvoir l’appeler ou planifier une rencontre? NON! la bonne vieille technique du téléphone fonctionne toujours. Toutefois ça peut être une bonne habitude à prendre, particulièrement en période de vacances. Le calendrier demeure un outil supplémentaire et non une règle absolue.
- Est-ce que les collègues pourront ajouter des tâches ou rencontres au calendrier de quelqu’un d’autre? NON! Seulement des réunions mutuelles peuvent être organisées entre collègues selon un commun accord.