1.1. CRÉATION DES CODES CLIENTS
Demande de création du code client :
- lguay@pleineterre.com
- Courriel général de l’entité concernée (voir 1.2)
- g.lemieux@agriquanta.com
Fournir les renseignements suivants :
- Nom et prénom du client
- S’assurer de fournir le nom d’un signataire autorisé de l’entreprise (propriétaire et/ou administrateur)
- Nom de l’entreprise selon le registre des entreprises du Québec, si applicable
- NIM
- Adresse complète
- Téléphone et cellulaire
- Courriel
- Club
- Conseiller(ère)
Les informations fournies doivent être complètes dans le but de faciliter les communications ultérieures avec le client ainsi que la facturation.
Toute modification doit être envoyée à :
- Courriel général de l’entité concernée (voir 1.2)
- lguay@pleineterre.com (pour FDT)
- g.lemieux@agriquanta.com (pour AgriQuanta)
- facturation@pleineterre.com (pour système comptable GPT)
1.2. FACTURATION - COMPTABILITÉ - REDDITION
Personnes responsables :
Julie Couture :
- Groupe PleineTerre : facturation@pleineterre.com
Meyranie Fredette / Valérie Gélinas :
- Bio-Action : bioaction@pleineterre.com
- CSAO : csao@pleineterre.com
- PSCM (Pontiac) : pontiac@pleineterre.com
- Southwest Agri-Link : agrilink@pleineterre.com
- GCAHL : gcahl@pleineterre.com
- Club Agrinove : agrinove@agrinove.com
- Club Agroacton : agroacton@pleineterre.com
- Club RAAC : raac@pleineterre.com
- Club Techno-Champ 2000 : tc2000@pleineterre.com
- Club Nova-Terre : novaterre@pleineterre.com
Ginette Lemieux :
- Club Agro-Moisson : agromoisson@pleineterre.com
- Club du Corymbe : corymbe@pleineterre.com
1.3. CRÉATION DES CONTRATS EN DÉBUT D’ANNÉE
- La personne responsable administrative donne le GO au chef d’équipe pour compléter le fichier de reddition de compte
- Le chef d’équipe en collaboration avec le conseiller choisit le forfait requis par le client
- Le conseiller rédige le mandat en lien avec le suivi demandé par le client. Les suivis demandés dans le contrat doivent être indiqués dans le fichier mandat - COHÉRENCE-
- La responsable administrative crée les contrats selon les informations reçues
- Sur la plate-forme ConsignoCloud ou selon le mode d’envoi retenu par le client, le contrat, l’adhésion au réseau (si applicable) et la facture seront envoyés au client
1.4. CRÉATION DES CONTRATS EN COURS D’ANNÉE
Une demande de contrat doit être envoyée au courriel général du club (voir point 1.2).
Informations à fournir:
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| Agro | Tech |
| Code client |
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| Production ciblée |
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| Nombre d’heures (nouveau contrat ou ajout d’heures) |
Avance choisie |
Nombre d’heures |
| Taux horaire selon la grille tarifaire en vigueur (ou l’avance chargée) |
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| Actions prévues (se référer au guide administratif du PSC) | - Santé des sols - Matières fertilisantes - GIEC - EDC (spécifier lequel) | - Service technique |
| Mandat et contexte de réalisation | Choisir les phrases clés pour chaque suivi demandé | |
| Valider avec le client au préalable : - Si l’entreprise se qualifie pour la bonification relève ou biologique - Si l’entreprise a déjà complété un formulaire d’adhésion pour le PSC 2023-2028 (nouveau client) |
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1.5. AJOUT À UN CONTRAT EXISTANT APRÈS SIGNATURE DU CONTRAT
La personne ayant reçu la demande d'ajout envoie la demande au courriel général du club (voir point 1.2) en mettant le conseiller de la ferme en c.c.. Les informations dans le tableau ci-dessus doivent être incluses dans le courriel (code client, action, nb d'heures). Une phrase mandat doit être ajoutée au courriel.
La personne responsable du club s'occupe de mettre les informations dans le fichier reddition de compte repectif, ajoutera la phrase mandat dans le fichier mandat et fera la demande d'ajout au réseau selon les cas.
*** Chaque conseiller est responsable de vérifier en cours d’année si les heures effectuées dépassent les heures inscrites au contrat, obtenir l’approbation du client pour faire une demande d’ajout d’heures et demander au responsable du club de faire la demande d’ajout d’heures le plus rapidement possible.
PAA
Le PAA est obligatoire pour l’obtention d’un suivi en agroenvironnement et est valide pendant une durée de 5 ans. Il n’est cependant pas requis pour l’obtention d’un diagnostic ciblé en agroenvironnement ou des services techniques. Un seul PAA peut être financé pour la durée du PSC 2023-2028. De plus une entreprise détenant un NIM bénéficiaire (aspirant agriculteur) ne peut pas se faire subventionner un PAA donc n’est pas admissible à l’aide financière sur suivi agroenvironnemental.
1.6. FACTURATION - CONTRATS
Technique :
- En général, les contrats techniques sont facturés en fin d’année en fonction des heures réellement faites au contrat selon les entrées FDT Pro.
- Exception - Club BioAction :
- Une avance de 150$ sera chargée en début d’année à tous les clients techniques et/ou maraîchers.
Agroenvironnement :
- La facturation des contrats en agroenvironnement se fait en trois étapes :
- Une première facture est envoyée au client avec le contrat selon le forfait (avance) choisi pour bénéficier des taux horaires préférentiels. Cette facture comprend :
- Avance non remboursable
- 50$ - Service collectif
- 56$ - Frais Solstice (obligatoire pour l’agro)
- 57.94$/PAEF - Frais VIAFerti en 2026 pour un membre investisseur
- 78.60$ membre non-investisseur
- 128.24$ privé
- Une première facture est envoyée au client avec le contrat selon le forfait (avance) choisi pour bénéficier des taux horaires préférentiels. Cette facture comprend :
Le chef d’équipe, en collaboration avec le conseiller, complète le fichier de reddition de compte pour faire la première facture. Ne pas oublier de :
- Aviser le responsable du club des nouveaux clients/contrats à ajouter et des clients qui ne prennent pas de service pour l’année en cours.
- Indiquer le nombre de PAEF faits/prévus.
- Une facture partielle est générée en cours d'année selon les heures effectuées. Cette facture ne doit pas être signée par le client.
- Une troisième facture est générée en fin d’année selon les heures comptabilisées dans FTD pro pour la période restante au contrat. Cette facture est finale et doit être signée par le producteur.
- Les factures partielles et finales sont détaillées selon les actions posées dans l'entreprise avec le taux horaire réservé. Ces factures reflètent les heures réelles subventionnables et non-subventionnables et les taxes applicables ainsi que le taux de subvention auquel l’entreprise est admissible.
-
- Exception : Advenant une inscription tardive et/ou une adhésion aux 2 types de services sur le même contrat, svp vous référer à votre chef d'équipe pour discuter de la marche à suivre.
Le chef d’équipe, en collaboration avec le responsable du club, est chargé de compléter le fichier de reddition de compte du club avant le 30 novembre pour la facture finale. Une date spécifique sera mentionnée sous peu pour la facturation partielle.
1.7 SUIVI DES RECEVABLES
- Le conseiller et la personne ayant reçu un mandat, sont reponsables de vérifier la liste des recevables (11. Suivi des recevables) dans le dossier "Redditions de comptes" respectif de l'entreprise agricole afin faire un rappel de paiement avant tout nouveau service offert.
