COMPTE DE DÉPENSES

Afin de lui permettre de réaliser son travail, l’employé a droit à certaines dépenses remboursables. Voici en quoi consistent ces dépenses :

Essence : lorsque l’employé utilise un véhicule de l’entreprise, il doit ajouter la dépense d’essence sur son compte de dépenses.

Si l’employé utilise sa propre voiture, les frais de kilométrage sont pris en considération et non un plein d’essence. Les frais sont remboursés au taux de 0.51 $/km. La distance réclamée est la plus courte distance entre le bureau et le lieu de destination ou le lieu de résidence et le lieu de destination.

Lors de déplacements long et conjoints, le covoiturage est obligatoire.

Les déplacements doivent être saisis dans la plate-forme FDT Pro au même titre que les heures travaillées de façon journalière.

Toutes les dépenses effectuées par les employés doivent être inscrites sur la plate-forme FDT Pro.

Les factures rattachées aux dépenses doivent être téléchargées dans la plate-forme FDT Pro.

• Les factures associées à une dépense doivent être inscrites de cette façon: 
  • Code employé : 4 premières lettres du nom et la première lettre du prénom (Ex : Eric Thibault : THIBE / Geneviève Roy : ROYGE)
  • La date d’achat (année/mois/jour) et l’article acheté (Ex : THIBE_20230306_A30)

• Aussi, le compte de dépenses doit comporter les dépenses effectuées durant le mois, et non celles échelonnées sur plusieurs mois.
• Afin d'accélérer le paiement des comptes de dépenses, les employés doivent être à jour dans leurs saisies de temps. Les feuilles de temps doivent être soumises le lundi de la semaine suivante. Les preuves de paiement doivent être inscrites selon la nomenclature indiquée. Le remboursement s’effectue avant la fin du mois. *** Le chef d'équipe se réserve le droit de ne pas générer le compte de dépenses si les attentes ne sont pas remplies.

La falsification de pièces justificatives et/ou toute fausse représentation sur une demande de remboursement peut engendrer des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

 

Un montant forfaitaire de 200$ est alloué à tous les deux ans (au début des années au nombre impair) pour l’achat d’équipement ou de vêtement de travail. Ce montant n'est pas cumulatif et il est pré-programmé dans FDT pro.  Vous avez simplement à utiliser "équipement personnel" dans le type de dépense.  Les équipements ou vêtements permis sont les suivants :

• Bottes de travail ;
• Bottes imperméables ;
• Gants ;
• Manteau imperméable ;
• Couteau;
• Pelle;
• autres équipements approuvés par les chef.fes d'équipes.

Comme pour les autres dépenses, une preuve d’achat est exigée.

Selon votre contrat de travail, si le coût d'utilisation de votre cellulaire est payé par Pleineterre, un montant jusqu'à concurrence de 50$/mois maximum plus taxes vous sera remboursé. Cette dépense doit être entrée dans FDT, à tous les 1ers du mois, avec facture de cellulaire à l'appui. Advenant que le coût de votre cellulaire est moindre que le maximum autorisé, le remboursement sera à la hauteur de votre forfait cellulaire.

Pour les étudiants, l'utilisation de leur cellulaire personnel est également rembousée par Pleineterre, toutefois le maximum autorisé est de 30$/mois plus taxes toujours avec facture à l'appui.

 

 

Séjour de courte durée

Repas : Peridem quotidien alloué

Les frais de repas reliés aux travaux que l’employé aurait à réaliser à l’extérieur du bureau sont remboursables selon les conditions suivantes :

• Lorsque l’employé est à plus de 50 km du bureau
• Lorsque le travail ne lui permet pas de revenir au bureau pour l’heure du repas.
• Sous présentation des factures

Le coût des nuits d’hébergement sera défrayé dans les cas où il est impossible pour l’employé de voyager le jour même pour un retour à sa résidence. Tous les frais de voyage ou d’hébergement doivent être approuvés préalablement par le chef d’équipe par l’émission d’un bon de commande.

*Toute contravention au Code de la sécurité routière est la responsabilité de l’employé et n’est pas remboursable par l’entreprise.

 

Envoi des comptes de dépenses par le chef d'équipe

Afin de générer un compte de dépenses, les conditions suivantes doivent être remplies:

• Feuilles de temps soumises par l'employé
• Feuilles de temps approuvées par le chef d'équipe

Les chefs d'équipe envoient les comptes de dépenses de leur équipe respective dans un fichier Excel.

Les comptes de dépenses sont nommés de cette façon.

• Code employé_annéemoisdernierjour ( Ex : THIBE_20220131)

Les preuves de facture sont envoyées dans un fichier zippé et nommé de cette façon.

• Code employé_preuves_annéemoisdernierjour ( Ex : ROYGE_preuves_20230131)